PO là một khái niệm không hề xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy PO là gì và nhứng lợi ích mà PO mang lại đối với các hoạt động thương mại? Theo dõi bài viết sau đây để nắm rõ nhé.
Xem thêm: CEO là gì?
PO là gì?
PO viết tắt của từ Purchase order có nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là một dạng tài liệu thương mại quan trọng phục vụ cho quá trình quản trị kinh doanh được gửi từ người mua đến nhà cung cấp được chỉ định sẵn.
Đơn đặt hàng được bên mua cấp cho bên bán, trong đó thể hiện đầy đủ loại hàng hoá, dịch vụ cần mua, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng và các điều khoản liên quan.
Cũng có thể hiểu PO như là một hợp đồng giữa bên mua và bên bán về các sản phẩm hàng hóa; dịch vụ bao gồm: chi tiết về giao dịch, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm, số lượng mặt hàng, chi tiết kiểu dáng, màu sắc
Lợi ích của PO mang lại
Dựa vào khái niệm của PO thì ta thấy PO được xem là tài liệu và được sử dụng để kiểm tra các vấn đề liên quan tới đơn hàng theo thời hạn và chất lượng dịch vụ trong các giao dịch.
Mục đích của tạo tài liệu PO là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn. Trong quá trình giao dịch hàng hóa rất có thể sẽ có những rủi ro và việc sử dụng PO sẽ mang lại lợi ích:
PO cho phép người mua truyền đạt một cách rõ ràng, chính xác những nội dung liên quan đến hàng hoá, dịch vụ cần mua đến người bán;
PO giúp người mua quản lý được hoạt động mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Bao gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hóa cung cấp cho quy trình kinh doanh, sản xuất; quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho người bán.
PO cũng được xem là cơ sở pháp lý, là căn cứ trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc đúng theo nội dung trong đơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua;
PO cũng là một cơ sở pháp lý bảo vệ bên bán trong trường hợp bên mua từ chối trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ mà bên bán cung cấp;
PO giúp quy trình mua hàng được hợp lý hoá theo một quy trình chuẩn. Giúp hoạt động của công ty đạt được hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn.
PO có những nội dung cơ bản
Đơn đặt hàng có nhiều cách trình bày và định dạng khác nhau, tùy theo mục đích, yêu cầu của từng công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, một PO sẽ có những nội dung cơ bản sau:
- Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của tổ chức, công ty, doanh nghiệp bên mua;
- Số PO ( PO được đánh số theo quy tắc bên mua đề ra);
- Ngày đặt hàng;
- Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ của tổ chức, công ty, doanh nghiệp bên bán;
- Mô tả hàng hoá, dịch vụ;
- Thông số kỹ thuật, chất lượng
- Số lượng;
- Đơn giá
- Tổng số tiền;
- Ngày giao hàng;
- Cách thức giao hàng;
- Điều khoản thanh toán;
- Các điều khoản, lưu ý khác;
Hiện nay, có hai loại PO phổ biến là PO điện tử và PO phi điện tử.
PO điện tử là PO được tạo trên hệ thống thương mại điện tử. Người bán sẽ được cấp quyền user để tải PO trên hệ thống về bao gồm toàn bộ nội dung cần thiết của đơn đặt hàng. Loại PO này thường được sử dụng bởi các công ty đa quốc gia hoặc các công ty có quy mô lớn.
PO phi điện tử: Loại đơn đặt hàng theo truyền thống. Đơn đặt hàng của họ chủ yếu được tạo trên giấy gửi trực tiếp tới bên bán
Quy trình sử dụng PO
Để có thể tiến hành mua bán hàng hóa, dịch vụ bằng PO. Các doanh nghiệp tùy vào tính chất loại hình kinh doanh sẽ có những quy trình mua bán bằng PO khác nhau. Tuy nhiên, các bước sử dụng PO về cơ bản như sau:
- Bên mua tìm hiểu, quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho họ
- Bên mua sẽ xuất PO sang cho bên bán. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng đơn đặt hàng điện tử nhằm tiết kiệm chi phí vận hành.
- Bên bán nhận được PO và xác nhận với bên mua có hay không việc đáp ứng được điều kiện đặt hàng. Nếu không thể thực hiện được thì đơn đặt hàng sẽ bị hủy.
- Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch thì sẽ chuẩn bị đơn hàng bằng các xuất đủ số lượng hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất nhằm cung cấp số hàng mà bên mua đã yêu cầu theo đúng tiến độ.
- Sau khi đã sản xuất đủ đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic nhằm cung cấp các dịch vụ vận chuyển khác nhau với số purchase order mà bên mua gửi đến
- Bên bán lập hóa đơn đặt hàng invoice. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để có thể kiểm tra chéo thông tin giao hàng nhanh chóng.
Bên mua sau khi kiểm tra chất lượng hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán tiền theo các điều khoản trong đơn đặt hàng.
Xem thêm: MQTT là gì?
Để lại một bình luận