Kỹ năng điều hành công sở là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một công sở để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể. Có kỹ năng điều hành công sở tốt đồng nghĩa với việc làm cho các hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài hòa với nhau hướng tới mục tiêu chung tốt nhất. Dưới đây là những chia sẻ về kỹ năng điều hành công sở mời bạn tham khảo.
Kỹ năng điều hành công sở
1. Công sở – điều hành công sở
Công sở là địa điểm hoạt động hay còn gọi là cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị – xã hội, nơi tiến hành các hoạt động công vụ hoặc dịch vụ công.
Điều hành công sở – Là hoạt động đảm bảo cho cán bộ, công chức thuộc quyền thực hiện đúng và hiệu quả các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
2. Mục tiêu, yêu cầu, nguyên tắc, nhiệm vụ của điều hành công sở
Mục tiêu
- Hiện thực hóa các chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước
- Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở
- Tạo ra nề nếp làm việc khoa học
- Thực hiện có hiệu quả quá trình cải cách hành chính nhà nước.
Yêu cầu
- Điều hành công sở phải được tiến hành trên cơ sở tuân thủ pháp luật
- Điều hành công sở phải tuân thủ quy chế làm việc của cơ quan
Nguyên tắc
- Tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân
- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức cấp trên, dưới sự giám sát của Mặt Trận Tổ Quốc và toàn thể nhân dân cùng cấp
- Cán bộ, công chức phải sát sao cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập nâng cao trình độ lãnh đạo quản lý phù hợp với trình độ văn hóa đạo đức công vụ làm cho hoạt động quản lý ngày càng chính quy hiện đại.
- Giải quyết công việc theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm, bảo đảm công khai dân chủ minh bạch , liên tục kịp thời hiệu quả tối ưu theo đúng trình tự thủ tục thời hạn quy định.
Nhiệm vụ
- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động
- Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý
- Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động
- Quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ công chức
- Giám sát, kiểm tra hoạt động của cá nhân, đơn vị
- Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách
- Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi
- Bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn trật tự công sở
- Xây dựng văn hóa công sở tích cực
- Tham gia xây dựng, nghiên cứu, đóng góp hoàn thiện hệ thống chính sách công. Đặc biệt là chính sách liên quan đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động
3. Kỹ năng điều hành công sở cơ bản
3.1. Lập kế hoạch và thiết kế công việc
Lập kế hoạch công việc đây là kỹ năng rất cần thiết trong điều hành công sở
Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp bố trí các công việc, các hoạt động, giải pháp để sử dụng, phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian để thực hiện các chức năng nhiệm vụ đạt tới mục tiêu tổ chức cá nhân đề ra.
Một bản kế hoạch thường sẽ bao gồm danh sách các công việc được sắp xếp theo lịch trình có thời hạn và nguồn lực rõ ràng; được ấn định những mục tiêu cụ thể và có kèm theo các biện pháp thực thi để theo đuổi, đáp ứng mục đích cuối cùng. Chính vì vậy, một bản kế hoạch làm việc chi tiết và bài bản chính là “chìa khóa” để thực hiện được các nguyện vọng của bạn.
Lập kế hoạch công việc tốt giúp bạn:
- Tập trung nguồn lực để thực hiện tốt các mục tiêu
- Cụ thể hóa các chỉ tiêu, biện pháp để và phân bổ nguồn lực
- Tăng khả năng ứng phó với các thay đổi bất ngờ vì đã lên kế hoạch rồi
- Tránh sự tùy tiện thiếu nguyên tắc trong xử lý công việc
- Là phương tiện cho nhà quản lý phân công, phối hợp điều hành công việc
- Là cơ sở để đánh giá kết quả công việc
Bên cạnh kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng Thiết kế công việc. Đây là kỹ năng phân chia nhiệm vụ tổng thể, phức tạp của công sở thành các nhiệm vụ cụ thể, đơn giản hơn và có thể được thực hiện tốt bởi từng cá nhân, đơn vị.
3.2. Phân công công việc
Trong một tập thể cũng như nhóm làm việc, trưởng nhóm hay người quản lý cần có kỹ năng Phân công công việc hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng bởi nếu không biết cách giao việc hợp lý, số lượng công việc cần thực hiện có thể sẽ bị trì trệ hoặc không cân đối giữa các nhân viên với nhau.
Phân công công việc là một trong những nhiệm vụ thiết yếu của quản lý. Số lượng nhân viên thì nhiều nên quản lý cần biết giao việc, giám sát và đánh giá nhân viên một cách hiệu quả.
Để phân công công việc hiệu quả, trước tiên, người lãnh đạo cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm đối với các nhiệm vụ. bên cạnh đó, người lãnh đạo cũng cần cho nhân viên biết họ nên thực hiện những nhiệm vụ nào cũng như cách thực hiện những nhiệm vụ này. Điều này không chỉ giúp nhân viên tự tin mà còn thấu hiểu những gì họ cần làm cho công việc.
3.3. Tổ chức và điều hành cuộc họp
Trong một doanh nghiệp, công ty thì các cuộc họp giữa các bộ phận phòng ban hay cả công ty xảy ra thường xuyên. Với vai trò là người quản lý lãnh đạo thì bạn cần phải có kỹ năng tổ chức điều hành cuộc họp. Muốn thực hiện tốt thì bạn cần lưu ý:
Chuẩn bị trước những thứ cần thiết cho cuộc họp: mục đích của cuộc họp, thời gian diễn ra cuộc họp hay các thiết bị hỗ trợ cuộc họp như máy chiếu, tài liệu,…và kiểm tra lại các thành phần tham gia cuộc họp.
Mục đích của cuộc họp được gọi là một phần thành công trong cuộc họp. Mục đích cuộc họp được xác định rõ ràng, không lạc đề là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để điều hành cuộc họp hiệu quả.
Trình bày nội dung khi bắt đầu cuộc họp: Đó là những vấn đề trong cuộc họp cần quan tâm:
- Mục đích cuộc họp là gì?
- Thành phần tham dự và số lượng người tham dự
- Thời gian diễn ra cuộc họp
- Trình bày các nội dung chi tiết có trong cuộc họp
- Phân công người ghi biên bản cuộc họp
Thể hiện vai trò của người của người điều hành cuộc họp một cách hiệu quả
+ Quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp
+ Khuyến khích mọi người thảo luận và đưa ra quyết định. Nếu chỉ họp theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà không có sự trao đổi hai chiều sẽ chỉ mất thời gian mà không hiệu quả.
+ Khi bạn đã có các ý kiến, bạn cần thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyết định. Các quyết định phải được ghi vào biên bản cuộc họp.
+ Kết thúc cuộc họp: Bạn phải xác định lại những vấn đề đã xem xét, Nêu lại những quyết định trong buổi họp. Xác nhận cuộc họp đã được ghi nhận đầy đủ. Thông báo kết thúc cuộc họp và cảm ơn
+ Sau buổi họp: Hãy chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan. Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện.
3.4. Phối hợp trong quản lý
Đây là kỹ năng điều hành công sở là kỹ năng giúp liên kết các hoạt động hỗ trợ hợp tác lẫn nhau của cán bộ, công chức các cơ quan nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý công sở.
Trong hoạt động quản lý và thực thi công vụ của bất cứ cơ quan, đơn vị nào cũng đều có sự phối hợp giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các phòng ban, bộ phận và giữa các cán bộ, công chức, viên chức trong cùng cơ quan, đơn vị với nhau. Hình thức và nội dung của sự phối hợp quản lý và thực thi công vụ bao gồm các hoạt động cung cấp thông tin, trợ giúp vật chất, phương tiện kỹ thuật, chia sẻ kinh nghiệm, hỗ trợ nguồn lực, tài chính, xác định nội dung công việc và phạm vi trách nhiệm cho tổ chức, cá nhân được phân công thực hiện những nhiệm vụ chung; tất cả những nội dung đó đều cần tuân thủ theo nguyên tắc phối hợp để đảm bảo đạt hiệu quả cao trong thực thi các nhiệm vụ.
Nguyên tắc :
- Dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định
- Lãnh đạo thống nhất, chia sẻ thông tin, chuyên môn hóa và hợp tác, đồng thời đảm bảo tính khách quan
- Trên cơ sở các quy chế (phối hợp, nội bộ)
3.5. Kỹ năng kiểm soát công việc
Kiểm soát công việc là hoạt động điều chỉnh kế hoạch nhằm giữ cho công việc được tập trung và đi đúng mục tiêu. Đồng thời phát hiện những sai lệch so với kế hoạch để từ đó điều chỉnh cho phù hợp đảm bảo với kế hoạch đề ra.
Mục tiêu của kỹ năng này là: Ngăn chặn các sai lệch có thể xảy ra, phát hiện những điểm không phù hợp để điều chỉnh kịp thời và dùng để đánh giá kết quả hoạt động của công sở.
Kiểm soát công việc bao gồm các hoạt động : Giám sát, Thanh tra, Kiểm tra và phải tuân thủ các nguyên tắc Khách quan, toàn diện, kịp thời, cụ thể và đúng pháp luật.
Xem thêm: Cách viết mẫu bảng mô tả công việc
Để lại một bình luận