SOP là gì? Tìm hiểu quy trình thao tác chuẩn trong các lĩnh vực

SOP là gì? là một câu hỏi quen thuộc phổ biến trong các lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, y tế, sản xuất… Muốn hiểu rõ hơn về Quy trình chuẩn – SOP trong các lĩnh vực cụ thể, hãy theo dõi bài sau nhé!

Xem thêm: Internship là gì?

SOP là gì?

SOP là viết tắt của thuật ngữ Tiếng Anh: Standard Operating Procedure Có nghĩa là Quy trình thao tác chuẩn. Đây là hệ thống các quy trình và các bước được thiết kế sẵn để có thể hướng dẫn nhân viên và cải thiện được hiệu suất công việc của họ.

Khi lao động làm theo quy trình thao tác chuẩn sẽ tránh được sai sót và giúp những người mới vào làm dễ dàng bắt nhịp với công việc hơn.

Quy trình thao tác chuẩn được sử dụng trong các lĩnh vực như khách sạn nhà hàng, y tế, nhà hàng, sản xuất, hàng không và cả quân sự…
Quy trình thao tác chuẩn – SOP mang lại lợi ích:

Nếu làm việc tuân thủ theo quy trình thao tác chuẩn thì công việc sẽ chuyên nghiệp và nhanh chóng mang lại hiệu quả cao hơn

Việc sử dụng SOP để đào tạo nhân viên mới sẽ tiết kiệm được thời gian vì có SOP nhân viên mới sẽ dễ làm quen với công việc hơn, hiệu quả hơn

Làm việc theo quy trình thao tác chuẩn sẽ giúp Ổn định chất lượng và nâng cao năng suất công việc.

Khiến nhân viên có trách nhiệm hơn với công việc…

Cách xây dựng quy trình thao tác chuẩn

Trong lĩnh vực nào thì để xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP đều gồm các bước như nhau:

• Lập danh sách các quy trình công việc.
• Lập kế hoạch cho SOP.
• Trao đổi với các nhân viên về quy trình SOP.
• Ghi chú xem xét quá trình.
• Cập nhật SOP thường xuyên.

Vạch ra những yêu cầu cần có của một SOP:

• Tất cả các công việc đều phải có SOP.
• Nội dung của SOP phải rõ ràng, dễ hiểu để các nhân viên đều có thể làm thực hiện theo
• Trước khi đưa vào áp dụng thì các SOP phải được xem xét, phê duyệt và ban hành bởi người có thẩm quyền.
• Các SOP luôn được xem xét và cập nhật thường xuyên.
• Nội dung và hình thức SOP có thể thay đổi linh hoạt cho phù hợp với từng bộ phận.

Tìm hiểu Sop trong các lĩnh vực:

SOP trong lĩnh vực sản xuất

SOP trong sản xuất thiết lập ra chủ yếu để đảm bảo quá trình sản xuất hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng được diễn ra theo đúng quy trình, đảm bảo chất lượng, giảm thiểu các sai sót, đồng thời giúp người lao động dần hình thành thói quen làm việc theo đúng quy trình chung để nâng cao hiệu quả công việc.

SOP áp dụng trong sản xuất mang lại lợi ích:

• Giúp Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất công việc
• Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên, vật liệu
• Nâng cao an toàn cho người lao động.
• Tránh được các sai sót trong quá trình hoàn thành sản phẩm. Tạo ra sản phẩm hoàn thiện hơn
• Góp phần xây dựng thương hiệu cho sản phẩm.

SOP trong nhà thuốc

SOP trong nhà thuốc là quy trình thao tác chuẩn được vạch ra nhằm mục đích quản lý chặt chẽ việc mua bán thuốc, cũng như quản lý chất lượng thuốc hiệu quả nhất. Để có được quy trình thao tác chuẩn trong nhà thuốc thì cần phải thông qua các ý kiến nhân viên để có SOP chuẩn nhất.

Thuốc là thứ rất cần thiết và quan trọng đối với con người nên yêu của SOP trong nhà thuốc được xem như là tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng nhà thuốc và tạo được sự tin tưởng an toàn cho người dùng khi sử dụng thuốc.

Lợi ích của quy trình thao tác chuẩn trong nhà thuốc:

• Giúp mọi nhân viên y tế đều có thao tác chuẩn để nâng cao chất lượng dược phẩm tốt nhất
• Đào tạo nhân viên mới nhanh hiểu việc và dễ dàng hơn
• Làm cơ sở để đánh giá chất lượng nhân viên
• Là căn cứ quan trọng khi có thảm định, kiểm tra hay khiếu nại về sản phẩm thuốc

Các quy trình của một nhà thuốc đạt chuẩn:

• Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng
• Quy trình pha chế thuốc theo đơn
• Quy trình bán thuốc theo đơn
• Quy trình bán thuốc không kê đơn
• Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng
• Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi.

SOP trong Logistic

Logistics là chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể nhiều công việc có liên quan đến: hàng hóa, vận chuyển, lưu kho và bảo quản hàng có đến khi được tiêu thụ đến người dùng cuối cùng.

Vì vậy trong lĩnh vực Logistics thì Quy trình thao tác chuẩn SOP là rất cần thiết. SOP giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, đảm bảo các công việc đều đúng quy trình đã được đưa ra tránh được các sai sót đáng tiếc.

Trong ngành Logistics, quy trình thao tác chuẩn bao gồm:

• Dịch vụ khách hàng
• Dự báo nhu cầu
• Thông tin trong phân phối
• Kiểm soát kho
• Vận chuyển nguyên vật liệu
• Quản lý quá trình đặt hàng
• Lựa chọn địa điểm nhà máy và kho
• Thu gom hàng hóa
• Đóng gói và xếp dỡ hàng
• Phân loại hàng hóa

SOP trong khách sạn, nhà hàng

Một khách sạn, nhà hàng muốn hoạt động tốt, mang đến sản phẩm dịch vụ chất lượng cho khách hàng thì đội ngũ nhân viên cần nắm chắc quy chuẩn của Khách sạn, nhà hàng đó.

SOP trong khách sạn, nhà hàng được xem là tiêu chuẩn và được áp dụng vào quy trình vận hành bao gồm: dọn phòng, lễ tân, phục vụ, thanh toán, cấu hình nội thất,… Mỗi một bộ phận đều có sự khác biệt cũng như được áp dụng quy trình chuẩn SOP riêng biệt.

Những mô hình quy trình thao tác chuẩn của mỗi bộ phận ở khách sạn là hoàn toàn khác nhau. Nhưng có mục đích chung hướng đến là: đối tượng được áp dụng, đặc điểm của mỗi giai đoạn, yêu cầu đối tượng thực hiện, điểm lưu ý khi thực hiện thao tác.

Lợi ích của SOP trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn:

• Làm cơ sở để có thể hướng dẫn công việc cho các nhân viên trong từng vị trí cụ thể trong khách sạn, nhà hàng
• Tiết kiệm tối đa thời gian làm việc, nâng cao năng suất công việc và hạn chế những sai sót không đáng có.
• SOP là cơ sở để đánh giá, đề bạt, thưởng phạt và thăng chức cho nhân viên
• SOP cũng là căn cứ để đào tạo nhân viên

Nhìn vào việc thực hiện quy trình thao tác chuẩn làm cơ sở để có thể phân loại và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân. Từ đó, nắm bắt được tiến độ và thiết lập các kế hoạch cải thiện phù hợp nhất.

Như vậy, Quy trình thao tác chuẩn SOP rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Việc xây dựng và áp dụng được đúng quy trình thao tác chuẩn sẽ mang lại nhiều lợi ích trong các lĩnh vực. Nếu bạn đang điều hành công ty thì việc nắm rõ các bước để xây dựng được một SOP hoàn chỉnh cũng giúp các bạn nhiều trong việc phát triển công ty.

Xem thêm: Cộng tác viên là gì?